自今年9月1日起，全区实行了计算机网络传输公文。根据档案管理的要求，今后归档文件仍需纸质文件和电子文件并存。为加强归档文件和电子文件的管理，现将有关事宜通知如下：
一、发送归档文件的处理：凡是本单位制发的、通过网络传输或上报的各类文件、信息、简报、通知、典型材料等，要保持红头文件的原貌，必须用油印或激光打印机打印，一式三份（含底稿），用于每年年初归档文件的整理和现行文件的移交。
二、收到归档文件的处理：通过网络传输收到的业务上级发送的文件，区级各大班子及区直各部门发送的针对本单位或需要长期贯彻执行的有关文件，均属于归档范围，须用激光打印机打印或油印，禁止使用色带打印。
三、电子文件的收集与整理：通过网络传输公文后，将形成大量的电子文件，各单位要严格按照牟平区档案局《关于转发〈烟台市电子文件管理暂行办法〉的通知》的要求，加强电子文件的收集、整理。凡属于归档范围的，需永久、长期保存的文件材料，已经应用“柯兰得档案管理专家”软件的单位，应在文件整理归档的同时，把电子文件下载转入档案管理系统，并按归档文件整理的内容整理后刻入光盘。没有柯兰得软件的，要尽快配齐。从2003年起，各单位形成的需永久、长期保存的档案，都要实行计算机全文检索。对于1995年至2002年尚未移交到区档案馆的永久、长期档案，从现在开始，利用柯兰得软件进行著录。今后在向区档案馆移交纸质档案的同时，一并移交电子文件。有关具体事宜，请与区档案局联系。
各单位接到通知后，要严格按规定办理，确保归档文件和电子文件的齐全、完整、规范，为档案管理现代化打下良好基础。
中共烟台市牟平区委办公室
烟台市牟平区人民政府办公室 2003年9月24日
